Warum es eine schlechte Idee ist Besprechungen als erzwungene Kommunikation zu nutzen? Weil Menschen Energie investieren um den Zwang zu erfüllen.
Es ist das worst-case Szenario für Dailys (oder alle anderen Arten von Besprechungen). Es ist gewollt das die Mitglieder eines Teams sich gegenseitig auf dem Laufenden halten und kommunizieren, Probleme melden und sich abstimmen. Schöner Gedanke. Aber?
Das Problem ist oft ein subtiles, zwischen den Zeilen. Nehmen wir an das alle etwas abzustimmen haben. Person A braucht was von Person B, Person B hat etwas neues begonnen, Person C hat etwas fertig gestellt, aber ich selber habe an dem Tag nichts zu berichten. Das fühlt sich doof an. Das passiert mir vielleicht mehrfach, weil ich als einziger im Team keine Hilfe brauche sondern einfach mache. Ich habe etwas länger zu tun, aber ich komme klar.
Irgendwann fällt mir auf das ich als einziger nichts berichte. Und ich habe das Gefühl die anderen merken das auch. Wirkt das komisch auf die anderen? Also fange ich an etwas zu erzählen. Es ist vielleicht nicht so dringend oder wichtig, aber ich berichte über was immer ich gerade kann. Das fühlt sich besser an. Also fange ich zunehmend an über Kleinigkeiten zu berichten die dem Team als ganzes gar nicht weiterhelfen, aber es fühlt sich besser an wenn ich etwas zu erzählen habe.
Wo ist das Problem?
Das Problem ist das wir dieses Phänomen häufig erleben. Der subjektive Druck in einer Besprechung etwas zu berichten zu haben. Sonst sieht das so aus als hätte ich nichts zu tun. Oder weniger getan als andere. Oder als wäre meine Arbeit weniger wichtig. Oder als würde ich nicht mitmachen wollen. Das kann in der Dynamik der Gruppe zu interessanten Auswüchsen führen.
Ich habe Teams erlebt in denen man sich während der Arbeit schon mal überlegt was man als nächstes zu berichten hat. Vielleicht sogar die eine Tätigkeit heute, die andere lieber morgen macht, damit man an beiden Tagen etwas zu berichten hat. Oder es werden Tätigkeiten künstlich verkompliziert damit es wichtiger aussieht. Man kann auch Routinetätigkeiten dramatisch gestalten damit sie berichtenswert erscheinen. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
Im schlimmsten Fall wird Produktivität in die Erfindung von Material für Berichte gesteckt, anstatt in die eigentliche Arbeit. Das ist keine neue Erfindung und nicht durch Dailys ausgelöst. Das eigene Marketing gehört ja auch zum persönlichen Erfolg. Aber die falsche Form von Besprechung kann dazu führen das es am Ende nur noch Marketing ist, das keinen sachlichen/fachlichen Mehrwert liefert.
Die Lösung?
Wir müssen immer wieder auf die Gesprächskultur achten. Nein, es ist überhaupt nicht schlimm wenn Du nichts zu berichten hast. Ganz im Gegenteil. Ich freue mich das die Arbeit läuft und es keine Probleme gibt. Schönen Dank, schönen Tag, bis morgen.
Es ist völlig in Ordnung wenn die Teammitglieder sich doof dabei vorkommen, oder sich hier und da fragen wofür überhaupt noch ein Daily wenn es nichts zu berichten gibt. Es ist unser Job als ProductOwner, ScrumMaster oder Teamleiter (je nach dem) dafür zu sorgen das der Fokus nicht verloren geht. Besprechungen egal welcher Art sind nicht dafür da zwangsweise gefüllt zu werden. Sie bieten eine Möglichkeit Dinge anzusprechen die wichtig sind für das Team oder ein Hindernis darstellen. Diese Möglichkeit muss nicht genutzt werden.
Was ist das primäre Ziel einer Besprechung? Das primäre Ziel jeder Besprechung ist es die Gesamtsituation voran zu bringen. Wenn es also nichts gibt was uns derzeit von der Arbeit abhält und somit besprochen werden muss, dann ist das beste Ergebnis der Besprechung sie zu beenden. Je schneller die Besprechung vorbei ist, um so schneller kommen wir wieder an die Dinge die uns voran bringen.
Sorgt dafür das Eure Leute nicht das Gefühl haben etwas erzählen zu müssen. Ich freue mich immer alle zu sehen, ich freue mich immer wenn es allen gut geht, und ich freue mich immer wenn niemand etwas zu erzählen hat. Denn wenn niemand etwas zu erzählen hat, dann gibt es immerhin auch keine neuen Probleme. Ist doch toll, oder?
Besprechungen sind keine Marketing-Veranstaltungen. Sie dienen nicht der Selbstdarstellung. Sie dienen dazu Dinge auszutauschen die uns alle gemeinsam voran bringen. In diesem Sinne, viel Spaß bei der Arbeit!